Jak generować oszczędności w firmie

  • 7 lipca 2017

Każdego roku polski przedsiębiorca wydaje na usługi poligraficzne równowartość ok. 8 proc. obrotów swojej firmy. Czy te koszty można zmniejszyć? Jak to zrobić z głową i dlaczego warto w takiej sytuacji współpracować z Fix&Print? Opowiadają Michał Gołębiewski i Artur Jankowski – właściciele firmy.

Rozmawia Magdalena Kowalska
Zacznijmy od pytania technicznego:
Dlaczego warto korzystać z autoryzowanych, certyfikowanych serwisów sprzętu biurowego?

– Każda firma posiada sprzęt biurowy, taki jak drukarka czy kopiarka. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa jest to jedna lub więcej maszyn. Firmy kupują tego typu sprzęt w różnych okolicznościach i z różnych przyczyn, niekiedy jest to wynikiem nagłej potrzeby, a niekiedy „okazji”. Na koniec dnia okazuje się, że każda z posiadanych przez firmę maszyn jest innej marki i generacji. Taka sytuacja sprawia, że wzrasta zarówno koszt serwisu, jak i materiałów eksploatacyjnych, uniemożliwia to także kontrolę ilości wydruków. W momencie, w którym firma decyduje się na współpracę z jednym serwisem, ujednolica i bardzo często zmniejsza ilość maszyn, zastępując kilka starszych nowszymi, bardziej wydajnymi. Sprawia to, że organizacja zyskuje zarówno oszczędności – w dłuższej perspektywie – jak i kontrolę nad wolumenem wydruków.

W Warszawie jest kilkadziesiąt serwisów – dlaczego warto wybrać właśnie was?
– Bazujemy na trzech wartościach. Po pierwsze: jakości usługi – każdy klient jest traktowany indywidualnie, a sprzęt jest dopasowany do jego potrzeb. Po drugie: zapewniamy wsparcie i oferujemy profesjonalne doradztwo na każdym etapie współpracy. Po trzecie: dbamy o czas i komfort naszych klientów, dlatego też dostarczamy nasze usługi w możliwie jak najkrótszym czasie. Przyświeca nam zasada: zwykłe rzeczy wykonujemy od razu, na cuda trzeba chwilę poczekać.

Czyli dzwonię do was i od razu dostaję ofertę?
– Najpierw zawsze jest rozmowa. Nie wysyłamy standardowej oferty bez poznania potrzeb osoby czy firmy, która się z nami kontaktuje. Pierwsza rozmowa jest po to, abyśmy mogli dowiedzieć się, jak możemy pomóc klientowi w jego biznesie. Po spotkaniu przygotowujemy propozycję i dołączamy do niej możliwość testowania wybranego przez nas sprzętu przez miesiąc. Zależy nam na tym, aby odbiorca usługi był w 100 proc. przekonany do zamawianego u nas urządzenia. Kolejne kroki to instalacja maszyny, szkolenia i regularny kontakt, tak aby mieć pewność, że obie strony są usatysfakcjonowane przebiegiem współpracy.

Co w takim razie jest ważniejsze – jakość obsługi czy sprzęt?
– Oba te czynniki są równie ważne. Przez cały okres obowiązywania umowy utrzymujemy najwyższy standard usług i obsługi. Mamy świadomość, że to właśnie standard świadczonych usług i idące za nim zaufanie po stronie naszych klientów decyduje o wieloletniej współpracy i tym samym – osukcesie firmy. Klasa oferowanego przez nas sprzętu jest bezdyskusyjna z prostego powodu – nie opłacałoby nam się pracować na słabej jakości maszynach.

Czy zasady, którymi się obecnie kierujecie od początku wam przyświecały?
– Od początku działalności skupialiśmy się na utrzymywaniu jak najwyższych standardów usług, co dało efekty w postaci setek zadowolonych klientów. Chyba nie można sobie wymarzyć na lepszej reklamy na rynku, prawda?

Jak najbardziej, a jak rozpoczęła się wasza działalność?
–W pewnym momencie obaj stwierdziliśmy, że w naszych ówczesnych pracach doszliśmy do muru, którego nie przeskoczymy. Znaliśmy się zawodowo już od jakiegoś czasu – Michał był klientem, a ja jego dostawcą. Doszliśmy do wniosku, że wychodząc z pewnej strefy komfortu, możemy wspólnie stworzyć miejsce, gdzie obaj będziemy się realizować i rozwijać. Zaryzykowaliśmy i udało się. 2 maja 2012 r. wystartował Fix&Print.

Działacie na rynku pięciu lat – jak wasza firma zmieniła się przez ten czas?
– Zaczynaliśmy we dwóch – dziś jest nas dziewięcioro. Od początku zdecydowaliśmy się na samofinansowanie, aby działać bez żadnych zobowiązań. W drugim roku działalności zostaliśmy autoryzowanym partnerem Konica Minolta, co pozwoliło nam odciąć się od całej rzeszy „serwisantów z walizkami”. My chcieliśmy iść dalej – oferować kompleksowe rozwiązanie, Oprócz urządzenia i serwisu, własne oprogramowanie, które ułatwia, przyspiesza i porządkuje prace z maszynami.

Kompleksowe rozwiązania, ale tylko w ramach serwisu Konica Minolta?
– Jesteśmy autoryzowanym partnerem Konica Minolta i ten sprzęt rekomendujemy. Mamy natomiast bardzo zdolny zespół specjalistów, który jest w stanie obsłużyć czy naprawić każdą maszynę, dlatego też klient może na nas liczyć bez względu na markę posiadanych urządzeń.

Jak wypracowaliście obecny styl pracy?
– Dorastaliśmy wraz z firmą. Na początku angażowaliśmy się we wszystkie działania. Sami jeździliśmy na serwis, reperowaliśmy sprzęt, instalowaliśmy oprogramowanie.
Dziś wiemy, że nie musimy wszystkiego robić sami. Wspiera nas koordynator serwisu, który organizuje łańcuch serwisowy, mamy doświadczonych techników, którzy świetnie znają się na swojej pracy, rozbudowujemy dział handlowy. Delegowanie pracy i zaufanie osobom trzecim stanowiło dla nas największe wyzwanie. Mamy jednak to szczęście, że dobraliśmy personel bardzo trafnie. Są to osoby, które zarówno zawodowo, jak i prywatnie bardzo się lubią i szanują. Dbamy o równowagę między życiem prywatnym i zawodowym, zależy nam na tym, aby nasi pracownicy byli zadowoleni. Zadowolony pracownik, czyli jaki? – Pracownik jest naszą największą wartością i jednocześnie wizytówką. Inwestujemy w ludzi ambitnych, którzy, chcą się szkolić i rozwijać. Certyfikujemy pracowników technicznych, a w przypadku działu sprzedaży zapewniamy szkolenia z kompetencji miękkich, aby udoskonalać komunikację z klientem. Przede wszystkim zależy nam na tym, aby pracownicy czuli się bezpiecznie i pewnie.

A klienci – jakie problemy najczęściej rozwiązujecie?
– To wymaga odwagi, ale my po prostu zmieniamy ich sposób myślenia. Na rynku jest mnóstwo starego sprzętu, który jest bardzo drogi w eksploatacji. Uświadamiamy więc klientom, że tonery w nowych drukarkach są przygotowane na druk 30000 kopii, a w maszynach starego typu ta liczba oscyluje w okolicach 5000. Warto zatem zainwestować w wymianę sprzętu, a nie kurczowo trzymać się starych modeli. Tłumaczymy także, że nie wszystkie nowości są warte swojej ceny, nawet gdy producent oferuje bezpłatne serwisy. Zawsze trafia się bowiem model, który jest bardziej awaryjny od innych. Jako serwis oferujemy tylko te sprawdzone i to nie tylko przez nas, ale przede wszystkim rekomendowane przez klientów

Co stanowi waszą wartość dodaną dla klientów?
– Przede wszystkim oszczędności, jakie współpraca z nami generują. Jesteśmy otwarci na rozmowy, można spotkać nas na eventach biznesowych i konferencjach, gdzie mamy swoje stoiska. Można do nas podejść, porozmawiać albo umówić się na indywidualne spotkanie. Na bieżąco uaktualniamy także naszą stronę www.fixandprint.pl i profil na FB.

A jak się w takim razie oszczędza?
– Trzeba wybierać dobry sprzęt i regularnie go serwisować. Warto też pracować na oryginalnych materiałach producenta – to uchroni nas np. przed utratą gwarancji.

Wasz moment przełomowy – już nastąpił czy jest dopiero przed wami?
– Na każdym etapie naszego rozwoju następowały takie przełomy, czy największy mamy za sobą? Ciężko powiedzieć, mamy nadzieje, że najlepsze, najciekawsze lata są wciąż przed nami. Dzięki mocnemu zespołowi, ciągłej pracy nad firmą i partnerskiemu podejściu do klienta rośniemy w siłę mając nadzieje, że to dopiero początek.

Czyli plany na najbliższą przyszłość są już ustalone?
– Zmiany wewnętrzne dzieją się w tle. A dziś i jutro rozwiązujemy problemy klientów, dzięki czemu oszczędzają czas i pieniądze. Ta strategia się sprawdza i nie będziemy jej zmieniać.